Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это строго регламентированный законом процесс. Нарушение порядка хранения и уничтожения документов может повлечь административную или уголовную ответственность для компаний и предпринимателей.
Общий порядок уничтожения документов
Создание экспертной комиссии
Формируется не менее трёх ответственных лиц. Руководитель организации определяет состав комиссии не менее чем из трёх ответственных лиц и издаёт приказ о создании комиссии.
Формируется не менее трёх ответственных лиц. Руководитель организации определяет состав комиссии не менее чем из трёх ответственных лиц и издаёт приказ о создании комиссии.
Пересмотр и сортировка
Отбираются документы, срок хранения которых истёк.
Отбираются документы, срок хранения которых истёк.
Заседание комиссии
Принимается решение об уничтожении. По итогам составляется протокол с повесткой и решением.
Принимается решение об уничтожении. По итогам составляется протокол с повесткой и решением.
Заполнение Акта о выделении документов к уничтожению
Составление акта уничтожения
Документ составляется в произвольной форме с указанием реквизитов организации, нормативного обоснования. В таблицу под шапкой акта вносятся все документы, отобранные к уничтожению. Также указывается дата составления, крайний срок завершения делопроизводства, количество единиц документа, срок хранения на момент оформления акта. Документ подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель организации.
Составление акта уничтожения
Документ составляется в произвольной форме с указанием реквизитов организации, нормативного обоснования. В таблицу под шапкой акта вносятся все документы, отобранные к уничтожению. Также указывается дата составления, крайний срок завершения делопроизводства, количество единиц документа, срок хранения на момент оформления акта. Документ подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель организации.
Утилизация документов и составление Акта о фактическом уничтожении
Документы с истёкшим сроком годности. Документ составляется произвольно. Важно указать в нём необходимые сведения:
Документы с истёкшим сроком годности. Документ составляется произвольно. Важно указать в нём необходимые сведения:
- Наименование организации или ИП
- Дата
- Способ утилизации
- Перечень уничтоженных документов
- Подписи членов комиссии
Способы уничтожения документов:
Передача на специализированные перерабатывающие предприятия. Как правило, они утилизируют полученное сырьё путём прессования или смешивания с другими сортами макулатуры.
Сжигание на тепловых станциях.
Облегчает поиск информации
Таблица сроков хранения документов в организации (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236):
- Первичные документы. Кассовые документы, банковские документы, платёжные поручения, корешки чековой книжки, авансовые отчёты, акты, накладные, письма, извещения — 5 лет. При спорах и разногласиях документы хранятся до момента принятия решения по делу.
- Учётная политика. Изменения и приложения — 5 лет.
- Бухгалтерская отчётность. Промежуточная — 5 лет, годовая — постоянно, баланс, отчёт о финансовых результатах, приложения.
- Кадровые документы. Любые приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки, подлинники личных документов, не востребованные владельцами при увольнении, договоры ГПХ и акты выполненных работ — 50 лет (если делопроизводство закончилось после 1 января 2003 года), 75 лет (до 1 января 2003 года).
- Документы по охране труда. Книги, журналы по учёту вводного инструктажа и на рабочем месте — 45 лет.
- Зарплатные документы. Карточки индивидуального учёта выплат и начисленных страховых взносов, платёжные ведомости, расчётные листы (при ведении лицевых счетов) — 6 лет.
- Уставные документы. Устав, документы о ликвидации организации — постоянно.
- Основные средства и НМА. Документы о списании основных средств, документы о переоценке и амортизации имущества, акты приёма-передачи с баланса на баланс новому правообладателю — 5 лет после выбытия.
- Налоговый учёт. Книги покупок и продаж (дополнительные листы к ним) — 4 года с момента последней записи, декларации и расчёты, книги учёта доходов и расходов при УСН, справки об исполнении обязанности по уплате налогов и сборов, о состоянии расчётов, документы для исчисления налогов, счета-фактуры, уведомления, требования, решения, путевые листы, аудиторские заключения — 5 лет.
Отсчёт для хранения начинается с 1 января следующего года, в котором было завершено делопроизводство этого документа. Для электронных документов сроки такие же, как и для документов на бумаге.
Классификация шредеров (устройств для уничтожения документов) по уровням секретности. Чем выше уровень, тем меньше частиц остаётся от документа и тем сложнее восстановить информацию.
Согласно стандарту DIN 66399, выделяют 7 уровней секретности:
- P-1 (начальный уровень). Бумага измельчается на полосы шириной до 12 мм. Подходит для уничтожения информации, не требующей строгой конфиденциальности.
- P-2 (улучшенная защита). Ширина полос — до 6 мм. Используется для уничтожения внутренних документов, которые не содержат особо важных данных.
- P-3 (средний уровень). Бумага измельчается на полосы шириной до 2 мм или на частицы размером до 320 кв. мм. Подходит для уничтожения личной и корпоративной документации, содержащей умеренно конфиденциальные данные.
- P-4 (продвинутая защита). Документы измельчаются на частицы размером до 160 кв. мм. Используется для уничтожения документов, содержащих важные личные и корпоративные данные, такие как договоры, налоговые отчёты и банковские выписки.
- P-5 (высокий уровень). Документы измельчаются на частицы размером до 30 кв. мм. Используется в организациях, работающих с конфиденциальной информацией, такой как интеллектуальная собственность, коммерческая тайна или данные клиентов.
- P-6 (экстремальный уровень защиты). Бумага измельчается на частицы размером до 10 кв. мм. Применяется в правительственных учреждениях и организациях, где требуется уничтожение строго секретных документов.
- P-7 (максимальная секретность). Бумага измельчается на частицы размером до 5 кв. мм. Обеспечивает практически полное уничтожение документа, делая его восстановление невозможным.