Архивная обработка дел — это комплекс мероприятий по упорядочению и систематизации документов, сформированных в ходе деятельности компании.
Стоимость архивной обработки рассчитывается после бесплатного аудита документов.
Этапы архивной обработки
Классификация документов на категории:
- учредительные
- финансово-хозяйственные
- кадровые и пр.
- переплёт
- нумерация листов
- составление описи
Какие задачи решает архивная обработка
Обеспечивает порядок в офисе
Упрощает учёт и документооборот
Облегчает поиск информации
Процесс архивной обработки регламентирован Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 и соответствующими правилами.
Порядок проведения архивной обработки
Вывоз коробов в офис АСБ-Архив
По завершении работ документы:
- передаются заказчику
- или остаются на внеофисном хранении в архивохранилище АСБ-Архив
Виды описи дел
Создаётся в виде электронной таблицы, где указываются:
- порядковый номер в деле
- контрагент
- наименование
- номер и дата документа
- срок хранения (при необходимости)
- опись дел постоянного хранения;
- опись дел временного хранения;
- опись дел по личному составу (если речь идёт об архиве компании);
- опись дел конкретной организации (например, научные базы данных, судебные дела, дипломные работы университетов и так далее).
Состав архивной описи
- титульный лист
- оглавление
- предисловие составителей
- список сокращений
- переводную таблицу
- указатели
Состав архивной описи
Описательные записи — заголовок дела, даты, количество листов, номер и индекс дела.
Итоговая запись — Указывает общее количество дел в фонде и количество описанных дел.
Лист-заверитель — сведения о самой описи
Справочный аппарат, включающий:
- титульный лист
- оглавление
- предисловие составителей
- список сокращений
- переводную таблицу
- указатели
Архивные описи составляются строго по принятым формам, реквизиты располагаются в строгом порядке.
Виды описи дел
- Дела постоянного хранения, в том числе со сроком «до ликвидации организации»
- Дела временного хранения (со сроком хранения свыше 10 лет)
- Дела по личному составу. К ним относятся, например, приказы (распоряжения) по личному составу, списки личного состава, карточки по учёту личного состава, личные дела, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате и другие.
- Дела, состоящие из документов, характерных только для определённой организации. К ним относятся, например, судебные, следственные дела, научные отчёты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и другие
Для учёта документов определённых категорий дел на бумажном носителе составляется внутренняя опись документов дела. На основании локальных нормативных актов внутренняя опись может составляться и для других категорий дел.